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We believe in the commitment as an organization to maintain professional, healthy and human behavior; based on the fundamental values and principles that promote an optimal work environment for the coexistence of our collaborators and clients.
Last Modified: July 28, 2020
El propósito de este documento es establecer el Código de Ética que aplicará la empresa Artifact Tech a los Colaboradores, Practicantes o Candidatos a un Puesto en la Organización, Proveedores, y demás terceros interesados en tener alguna relación con la empresa Artifact Tech.
Como parte de una organización enfocada en mostrar a otras empresas la forma de hacer Cumplimiento, mediante el cumplimiento de las normas y leyes aplicables según el sector perteneciente; también nos ocupa como organización el cumplimento de los deberes sociales, morales, éticos, filosóficos, humanos, naturales, físicos y espirituales, apegados al bien común de las personas y en procura de una comunidad más consciente de nuestra sociedad y el cuidado de nuestro planeta.
Como hemos mencionado, el presente Código será aplicable para todos los Colaboradores, Candidatos, Proveedores, y demás Terceros (colectivamente referidos como “Partes Interesadas”) que tengan, o planeen tener una relación, de cualquier índole, con Artifact Tech, con el objetivo de regir, normar y procurar un ambiente mutuo de ética.
Para vivir nuestros principios y valores y, por lo tanto, cumplir con este Código, es indispensable que en Artifact Tech todas las partes interesadas seamos personas de alta calidad moral y que nos sea natural cumplir con el mismo, predicando con el ejemplo, en todas las esferas de nuestra vida.
La misión de Artifact Tech es ser un socio confiable para nuestra sociedad, los clientes, proveedores y colaboradores de consultoría para tener un crecimiento y progreso legal. Nuestras actividades fundamentales son proteger los intereses legales para el cumplimiento de la normativa legal local e internacional referente a evitar los delitos financieros, así como cualquier aspecto relacionado a conductas antijurídicas.
Trabajamos con empresas que buscan optimizar sus operaciones y fortalecer su marco normativo interno que le permita cumplir con todos los requerimientos legales que establece la autoridad y puedan crecer y generar puestos de trabajo que ayuden al crecimiento económico del país.
Nos esforzamos para ganar y mantener la confianza del público y manejarnos constantemente por los más altos estándares éticos. Solicitamos a todas las partes interesadas que garanticen que sus decisiones sean parte los intereses del bien mayor y de esta forma, generar un valor ético que trascienda.
Actuando de manera íntegra y ética generamos valor como empresa y mantenemos la confianza entre nosotros y con otras personas y socios, inversionistas, clientes, proveedores, y toda persona con quienes nos relacionamos mediante nuestras acciones como equipo.
La manera de utilizar las informaciones puede generar resultados positivos o negativos, ya que este uso repercute sobre la dinámica de las empresas y sobre la imagen de las personas. Por este motivo, el sigilo de las informaciones se transformó en una tradición esencial no sólo en el mundo de los negocios, sino también en los campos más variados, estando, en algunas situaciones, protegido por la ley. Es el caso del secreto profesional para los médicos, de la preservación de la fuente de información para los periodistas, de la reserva que los profesionales liberales mantienen, del sigilo impuesto a las instituciones financieras o de la discreción necesaria en las investigaciones policiales.
En este sentido, es de suma importancia:
Protección de activos
Pasamos gran parte de nuestro tiempo en el ambiente de trabajo. Sería un motivo de desgaste que en él imperase el miedo a equivocarse, la desconfianza y la intimidación. Por este motivo, alcanzar resultados sustentables merece una dosis compatible de diálogo y de incentivo al perfeccionamiento profesional.
En la cultura de la empresa, está bien considerado aquel que está dispuesto a aprender con los errores, reconocerlos y no repetirlos. Y, no importa la posición jerárquica, merece destacarse quien asume la responsabilidad por aquello que dice y hace. Es vital que le hagamos a los otros lo mismo que nos gustaría que ellos nos hiciesen. Para que seamos dignos de confianza, los demás esperan de nosotros un trato justo. Esperan que seamos responsables y que evaluemos las consecuencias de nuestras acciones sobre las otras personas.
Tomando actitudes de activa cooperación, rapidez y respeto mutuo, los colaboradores contribuyen para que la empresa ofrezca productos y servicios cada vez más competitivos.
Los directores, gerentes y jefes desempeñan un papel preponderante por el ejemplo que dan en el día a día y por las orientaciones que difunden. Si fuesen corteses, los otros colaboradores tenderán a serlo; si tuviesen confianza en los otros, la confianza hará parte del cotidiano de la organización; si hiciesen de la consulta a los colegas y subordinados un mecanismo preliminar antes de decidir, se incentivará a los colaboradores a sugerir mejoras, identificar oportunidades y proponer nuevos procesos.
Éstos no tienen solamente la función de coordinar a las personas, responden también por acciones educativas que contribuyan para el crecimiento personal y profesional de cada una de ellas. La excelencia en el desempeño es una construcción colectiva. Los colaboradores, cuando se enfrentan a desafíos profesionales y cuando son evaluados por su mérito, se sienten incentivados a hacer cosas extraordinarias.
Nuestros Clientes y Consumidores son la principal razón por la cual existimos. Su cuidado es esencial para nuestro éxito. Por lo tanto, la consistencia, el profesionalismo, la innovación e inocuidad de nuestros servicios de consultoría, soporte, así como nuestros productos de difusión son el principal compromiso con ellos.
Debe ser compromiso de cada miembro y colaborador de la empresa prestar servicio personalizado a los clientes en todo momento y en las diferentes plataformas con las que se tenga contacto, siempre guardando la ética y el respeto de la cultura que se ha desarrollado para seguir posicionando a la empresa como una de las mejores entidades desarrolladoras y consultoras referentes en el país.
Respetar las leyes y convenciones nacionales e internacionales integrando a nuestra cadena de valor en este compromiso y promoviendo un contexto comercial sustentable y competitivo.
La empresa compite en los mercados de forma leal y transparente, cumpliendo con la legislación vigente en cada uno de los países en donde opera y promoviendo la libre competencia en beneficio de los consumidores.
En los procesos de selección de proveedores y relaciones comerciales con los clientes de la empresa, se considera a aquellos que cumplen con la legislación, fiscal y laboral, con especial atención a los aspectos que eviten el trabajo infantil y los impactos ambientales adversos.
Un favor comercial es un regalo (ya sea en dinero o en especie) suministrado a un socio comercial.
En ciertas circunstancias, el intercambio de favores comerciales restringidos y en especies podrían considerarse apropiados. Sin embargo, no buscamos influenciar indebidamente las decisiones de nuestros clientes o proveedores ofreciéndoles favores comerciales, del mismo modo que exigimos que las decisiones de los Colaboradores no sean afectadas por el hecho de haber recibido favores comerciales.
Debe informar de inmediato a su supervisor sobre cualquier oferta de honorario o comisión confidencial. Solicitar o aceptar un honorario o comisión confidencial podría constituir un acto delictivo.
No acepte ningún regalo relacionado con los negocios de la Compañía a no ser que sea de un valor simbólico.
Cuando resulte práctico, cualquier regalo a entregar por usted en calidad de favor comercial debería incluir el nombre de la empresa.
En cuanto a alimentos y agasajos, puede ofrecer o recibir alimentos ocasionales, razonables y adecuados o agasajos sencillos con tal que se hable de negocios y que la actividad tenga un propósito comercial claro.
Cualquier actividad que pudiera ser considerada como un derroche o exorbitante no será ni deberá ser permitida.
Tampoco debería aceptar ningún equivalente en dinero, ni permitirle a ningún familiar inmediato que acepte nada de ninguna persona con quien la empresa mantiene una relación comercial.
Cualquier oferta que le hagan de regalos o cualquier otro favor comercial que parezca incompatible con las prácticas comerciales comunes, deberán ser informados de inmediato a su supervisor. También deberá ser informado cualquier oferta de dinero, honorarios o comisión confidencial.
Se deberá proceder utilizando el sentido común y el buen discernimiento cuando se acepten comidas relacionadas con los negocios o cualquier cosa de valor simbólico para evitar cualquier impresión de deshonestidad o conflicto de intereses.
Los colaboradores deben abstenerse de entregar o recibir obsequios, beneficios o favores que condicionen la relación comercial de la empresa con terceros. La entrega y percepción de regalos está permitido siempre y cuando no se vea afectado el interés de la empresa, ni su relación comercial con personas u organizaciones.
1. Programas de computadoras, Internet y correo electrónico
En el caso de estar trabajando en sitio y se le haya otorgado por la empresa una conexión a Internet, esta se le ha asignado para ser utilizada en la actividad laboral. No baje información alguna que no sea del dominio público o que sea propia o inadecuada para asuntos comerciales. Los Colaboradores no deberían abusar del acceso a Internet para fines personales.
En el caso que el colaborador se encuentre trabajando remotamente y bien la conexión de internet sea personal; no se deben utilizar ni el equipo asignado, ni el tiempo laborar para utilizar el internet para fines personales.
Los sistemas de correo electrónico no son completamente inexpugnables y podrían estar expuestos a ser interceptados. Diferente a un diálogo hablado, el correo electrónico establece un registro permanente.
Cualquier correo electrónico que envíe puede ser impreso por el receptor y remitido por el receptor a otras personas, y probablemente es conservado en los computadores de la compañía por un período de tiempo considerable. Por consiguiente, los Colaboradores deberían proceder con el mismo cuidado, cautela y formalidad al enviar un mensaje por correo electrónico de la misma manera en que lo harían en un comunicado normal por escrito.
Asegúrese que su mensaje de correo electrónico sea profesional y adecuado a las circunstancias.
Específicamente, la empresa no admitirá correos electrónicos que sean injuriosos, obscenos, ofensivos ni soeces. Además, debido a que el sistema de correo electrónico es un recurso de la empresa, esta podría, en circunstancias especiales, tener la necesidad de examinarlo y, por consiguiente, se reserva el derecho a leer todas las comunicaciones por correo electrónico.
1. Uso y protección de la información del cliente
Habitualmente tenemos acceso a información privada sobre las operaciones y relaciones comerciales de nuestros clientes. Tenemos la obligación ética y profesional de proteger la confidencialidad de esta información y de la información relativa al trabajo que llevamos a cabo para nuestros clientes tanto durante nuestros trabajos como con posterioridad a ellos. En algunos casos los clientes pueden desear mantener la confidencialidad de sus nombres y la contratación de nuestros servicios. Por lo tanto, como regla general, no revelamos públicamente los nombres de clientes y trabajos que no son de dominio público a menos que los clientes nos autoricen a hacerlo. Incluso si nos desvinculamos de la empresa seguimos teniendo la obligación de proteger información sensitiva del cliente.
Asimismo, debemos evitar utilizar información de los clientes y relacionada con los trabajos en beneficio propio. Sacar provecho del acceso a la información del cliente no sólo no es ético, sino que puede violar las restricciones legales y de autoridades reguladoras sobre uso indebido de información interna.
1. Comunicaciones públicas
Las comunicaciones públicas efectivas pueden incrementar la visibilidad y credibilidad de la empresa y fortalecer nuestra reputación. Sin embargo, al mismo tiempo debemos asegurarnos de que nuestras comunicaciones públicas no perjudiquen nuestra reputación, violen la confidencialidad, perjudiquen las relaciones con clientes o las relaciones con socios en conjuntas o alianzas estratégicas.
La empresa está mejor posicionada en el mercado presentando ideas que citando nombres de clientes o comentando situaciones de clientes. Por lo tanto, cualquiera sea la forma que adopten, nuestras comunicaciones públicas deberán enfatizar nuestro conocimiento de las tendencias de la industria, nuestro dominio de las novedades en tecnología y gestión y nuestra capacidad para resolver problemas de negocios complejos.
Siempre es aconsejable consultar a los profesionales de relaciones públicas y/o bien a nuestros jefes. Ellos no sólo pueden ayudarlo a evitar peligros, sino también a estructurar y transmitir sus mensajes de la manera que mejor cumpla sus objetivos y los de la empresa.
1. Mantener la seguridad en el lugar de trabajo
Para el caso donde el colaborador se encuentre trabajando en sitio, la empresa estará comprometida a brindar a los Colaboradores un ambiente de trabajo saludable y seguro, libre de todo peligro reconocido. Debemos cumplir todas las normas y prácticas de seguridad y asumir responsabilidad por tomar las precauciones necesarias para proteger a nuestros colegas y a nosotros mismos. También somos responsables por informar inmediatamente accidentes, prácticas o condiciones inseguras y situaciones potencialmente volátiles en el lugar de trabajo al superior inmediato a cargo de nuestra unidad u oficina. La seguridad en el lugar de trabajo va más allá de la propiedad de la empresa e incluye los establecimientos de clientes y los lugares de reunión fuera de nuestras oficinas.
De ser el caso de que el colaborador se encuentre trabajando desde su casa, también es importante que este mantenga un sitio seguro y con las condiciones idóneas para el desempeño de su trabajo diario.
2. Violencia en el lugar de trabajo
Los actos violentos o amenazas de violencia por parte de un director, socio o colaborador contra otra persona o su familia o propiedad son inaceptables y constituyen causal de desvinculación o despido inmediato. Esta política es aplicable a las amenazas manifestadas en propiedad de la empresa o de un cliente o bajo otras circunstancias que puedan afectar adversamente a la empresa. Tales actos o amenazas de violencia, ya sea efectuados directa o indirectamente, mediante palabras, gestos o símbolos, infringen la capacidad de la empresa de brindar un lugar de trabajo seguro a nuestro personal.
Si usted cree que ha sido objeto de violencia o amenazas de violencia, o ha sido testigo o se ha enterado de otro modo de conductas violentas o amenazas, diríjase a su superior o jefe. Si la situación es urgente, llame a la seguridad de la empresa y, de ser necesario, a la policía local.
3. Armas
La posesión de armas personales por un socio o colaborador en cualquier momento en establecimientos de la empresa o de un cliente, o en negocios de la empresa ubicados en cualquier lugar, está estrictamente prohibida. Un socio o colaborador que se presenta al trabajo con un arma o es encontrado en posesión de un arma mientras está en el trabajo o en negocios de la empresa estará sujeto a la acción disciplinaria correspondiente, que puede llegar incluso a la desvinculación o despido inmediato.
4. Drogas y alcohol en el lugar de trabajo
La empresa está comprometida a brindar y mantener un ambiente de trabajo seguro y exento de drogas que aliente la productividad y servicio óptimos a nuestros clientes. El abuso de alcohol o cualquier droga u otra substancia, tanto legal como ilegal, puede interferir en nuestra capacidad de cumplir con las responsabilidades y obligaciones profesionales; poner en peligro la salud y seguridad del usuario y de terceros; perjudicar la reputación y el negocio de la empresa y generar un riesgo legal. Por lo tanto, el abuso de alcohol, drogas u otras substancias en el lugar de trabajo está prohibido y sujeto a acciones disciplinarias por parte de la empresa y, en el caso de drogas ilegales, acciones judiciales. Además, está prohibido que los socios y el personal lleve a cabo negocios de la empresa o representen a la empresa mientras se encuentran bajo la influencia del alcohol o drogas de placer, o mientras generan una percepción razonable de que están bajo dicha influencia.
Aunque la empresa no prohíbe el consumo de bebidas alcohólicas en eventos de negocios, el consumo de más de una cantidad mínima de alcohol debe evitarse, dado que usted tal vez deba regresar a la oficina, reunirse con un cliente o cumplir con otras tareas como representante de la empresa.
Aun cuando el consumo de alcohol no sea suficiente para afectar su capacidad de realizar su trabajo, cualquier percepción de que usted podría estar bajo la influencia de alcohol en un evento de negocios, incluyendo alcohol en su aliento, podría perjudicar no sólo su reputación, sino también la de la empresa.
De cualquier forma, deben tenerse en cuenta los aspectos culturales específicos de cada país con respecto a este tema la empresa prohíbe la fabricación, posesión, venta, uso, transferencia o transporte de cualquier droga ilegal o substancia controlada no autorizada en cualquier momento en establecimientos de la empresa, reuniones fuera del establecimiento o los establecimientos del cliente. La violación de esta política está sujeta no sólo a acciones disciplinarias por parte de la empresa, llegando incluso hasta el despido, sino también a acciones judiciales ante las autoridades pertinentes.
5. Medio ambiente, seguridad y salud
La empresa rigurosamente cumple con todas las leyes y reglamentos pertinentes en relación con la protección ambiental y de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo.
Fomentaremos y protegeremos la salud y la seguridad de nuestros Colaboradores, del ambiente y de la comunidad. Por consiguiente, cumpliremos rigurosamente con todas las leyes y reglamentos pertinentes en relación con la protección ambiental y de la salud y la seguridad en el lugar de trabajo.
Incidentes que incluyan: una muerte, contaminación ambiental o una circunstancia de salud o de seguridad que probablemente exponga a la empresa. o a sus Colaboradores a consecuencias adversas, deben ser denunciados de inmediato a la Gerencia General. Tales denuncias deben ser presentadas tan pronto como sea posible y, en todos los casos, a más tardar 24 horas después de ocurrido el incidente.
Un colaborador no puede actuar como representante de la empresa en cuestiones políticas sin la autorización específica del Gerente de la empresa.
La empresa no se opone a que los Colaboradores participen adecuadamente en el proceso político que refleje sus opiniones y compromisos individuales. Sin embargo, salvo conforme a una iniciativa popular administrada por la compañía que comprenda asuntos de importancia para la misma, cualquier actividad política debe desarrollarse durante el tiempo libre del colaborador.
Los recursos y la reputación de la empresa no pueden ser utilizados para ningún tipo de actividad política.
La empresa no se involucrará en los asuntos políticos del país. Esto no debe ser interpretado como una prohibición de la legítima y justificada manifestación de la opinión de la compañía sobre asuntos que puedan tener repercusiones económicas para ella luego de haberlo consultado con sus asesores legales.
Los Colaboradores no deberán ejercer ningún tipo de presión, ni directa ni indirectamente, en otros Colaboradores para que hagan contribuciones políticas o para que participen en respaldo de un partido político, cuestión o candidato.
La empresa admite que sus gerentes desarrollen relaciones laborales apropiadas con los representantes del Gobierno y funcionarios del Estado y sus cuerpos administrativos. Sin embargo, es fundamental que mantenga la ética profesional y que de ser prudente se informe a los demás miembros de la Gerencia, sobre dichos contactos con funcionarios estatales de alto rango.
1- Participación en actividades políticas
Los contratos y los convenios que firmamos con el poder público obedecen a las normas legales y respetan las prescripciones morales, de forma transparente. Más que el cumplimiento de exigencias burocráticas, esto asegura relaciones justas y profesionales.
Por este motivo, evitamos demostrar cualquier preferencia por actos o declaraciones de agentes gubernamentales y nos abstenemos de realizar cualquier tipo de comentario de naturaleza política, haciendo salvedad de la posibilidad de análisis realizados por representantes debidamente autorizados y habilitados.
Naturalmente, se pueden expresar opiniones de carácter personal, siempre que haya una declaración expresa de que no representan la posición de la empresa.
2- Relaciones internas
Directores y Gerentes deben de analizar abiertamente los requisitos de nuestro código con los miembros de su equipo para asegurar que comprendan y siguen los estándares establecidos en el código. Es por ello por lo que debe estar consciente de la importancia de la ética y cumplimiento para asegurarse de que los miembros lo conozcan y estar disponibles para dar consejos y responde una inquietud.
Al evaluar desempeño laboral siempre debe considerarse una conducta de relación con valores internos y ser transparentes en cada una de las acciones. Estar siempre alerta en situaciones o acciones que pueden constituir una violación de la letra y espíritu de este código, de políticas y nuestros procesos.
La observancia de este código es estrictamente obligatoria para todos los colaboradores, candidatos, proveedores, practicantes y demás Terceros Interesados de Artifact Tech.
Los jefes de Artifact Tech, en cualquier nivel, serán ejemplo intachable de su cumplimiento, de difundirlo constantemente y de tomar las medidas disciplinarias que correspondan cuando alguno de sus miembros y colaboradores lo incumpla.
Cualquier miembro y colaborador que realice prácticas de negocios en términos diferentes a las establecidas en este Código será sujeto a medidas disciplinarias que pueden llegar hasta la terminación de la relación laboral y/o acción legal.
1- Somos responsables de informar
Usted es responsable de comprender y cumplir con el código y todas las leyes regulaciones y políticas y procedimientos que existen dentro del empresa, esto significa también que es responsable de buscar asesoramiento cuando se necesite. Si tiene alguna pregunta o inquietud acerca de cómo se aplica el código o las políticas, háblelo con su jefe o si bien con el responsable de ética laboral.
Si pareciera surgir una discrepancia entre lo previsto en el código y reglamentos locales, alguna pregunta específica respecto sobre la interpretación de leyes aplicables, debe comunicarse de igual forma con su jefe o de existir debe acudir con el responsable de ética. Es como regla general que cuando existe diferencia de las políticas internas con políticas donde se esté aplicando su acción como consultor, es importante que se dirija con el responsable de ética.
Usted es el responsable de familiarizarse y cumplir con estas políticas y con cualquier política de procedimientos complementarios a los cuales se encuentre sujeto Artifact Tech. La utilización de criterio y sentido común de manera apropiada en todas nuestras acciones y la consideración de todos los aspectos de posible impacto que pueden tener las operaciones, actividades y prácticas que tengamos con nuestros clientes, son la clave para nuestra franquicia y reputación de entidad legal.
Hacer lo correcto es un elemento fundamental para la identidad y reputación de Artifact Tech, somos responsables de plantear las inquietudes acerca de los posibles problemas que tenga riesgo de reputación y riesgos sistemáticos.